Så får man mindre stress med smarta personalhanteringssystem

1275-1

Det är inte alla som tycker om att vara organiserade. De trivs allra bäst när det nästan är totalt kaos i deras liv. Men de allra flesta fungerar inte på det sättet. De har behov av lite mer ordning och reda i livet. Och om du jobbar i en större organisation eller företag så måste det vara väl planerat. När den omgivande strukturen fungerar som den ska är det lättare för de individuella medarbetarna att kunna jobba effektivt. Allt detta minskar stressen på arbetsplatsen.

En sak som kan göra det jobbigt är när det inte finns tillräckligt med material eller utrustning. Om du måste gå ner till ekonomiavdelningen varje gång du ska skriva ut ett dokument kan det bli ett stressmoment. Men även bristen på personal eller dålig planering kan göra det svårt att vara effektiv. Ett bra schema är därför minst lika viktigt för att arbetsplatsen ska fungera väl. Stress kan påverka både de anställda och de som har ansvar.

Utnyttja dina resurser på bästa sätt

Det finns absolut ingen anledning att slösa med dina resurser. Vare sig du har mycket eller lite så ska du använda det på allra bästa sätt. Personal är en stor resurs, det som ofta kallas för human resources eller HR. Om du lyckas få med dig de anställda så kan företaget verkligen gå framåt. TimeTjek personal hjälper företagare som vill arbeta optimalt. Naturligtvis handlar det inte om att driva de anställda till sitt yttersta. Istället kan du med ganska små metoder skapa en lugn och trivsam arbetsplats. Ett företag där de små detaljerna fungerar och alla känner sig uppskattade.

För de som är ansvariga för personalhantering kan stressen minska avsevärt om de har bra verktyg. Ett system som verkligen fungerar och som alla kan använda. För det är många delar som ska kombineras. Frånvaron ska stämmas av med lönehanteringen. Det samma gäller sjukskrivningar och föräldraledighet, för att inte glömma semestern. Men också många projekt är beroende av att alla kuggar i hjulet fungerar som de ska. Att alla vet vad deras uppgifter är och när det måste vara klart. Hitta all information du behöver på https://www.timetjek.com/schemalaggning/ .

Planera arbetsplatsen på ett realistiskt sätt

En arbetsplats har alltså många resurser. Men inte alla är statiska. I och med att personalen utgör en av de största resurserna du har så har du alltid en stark variabel i företaget. För människor fungerar inte som maskiner. Du kan inte vara helt säker på hur en månad kommer att gå, för så gott som allt kan hända. Helt klart har du en klar tanke om vad som bör göras, och förhoppningsvis en realistisk plan för vad företaget kan klara av att åstadkomma. Men en viss flexibilitet är alltid nödvändig.

1275-2

Det är här som det verkligen lönar sig att satsa på en bra chef för personalarbetet. Samt ge denna person ett system att jobba med som är effektivt och logiskt. Gärna anpassat till företagets speciella inriktning och behov, men i alla fall ett väl utprövat system så att ansvarige har ett redskap som fungerar. Eskilstuna-Kuriren skriver i denna artikel om hur personalen får mindre stress med smart personalsystem.

För ett företag så lönar det sig att dra ner på stressen. För om de anställda upplever sin arbetssituation som jobbig eller stressig så brukar antalet sjukskrivningar öka. Folk har lärt sig att säga ifrån. Att inte tåla vad som helst utan tänka på sin hälsa. Men även om de går till jobbet så är det svårt att ge 100% när det är stress i luften. Oavsett vilken position eller ansvar du har i verksamheten så är en trivsam arbetsplats grundläggande.

Progressiva chefer inom personalresurser

Vilka metoder som fungerar bäst beror naturligtvis på vilken sorts företag det är fråga om. En traditionell arbetsplats har vanligtvis inte samma rutiner som en mer innovativ och modern verksamhet. Det ena är inte alltid bättre än det andra, utan är mer en fråga om vad som fungerar allra bäst för just ditt företag. Du ska inte göra som alla andra bara för att det är modernt. Istället är det viktigt att analysera behoven och sedan se till att uppfylla dem.

Expressen rapporterar här om hur man ofta tjänar på att arbeta progressivt inom HR-frågor. Här relaterades exemplet på hur en informell arbetsplats annonserade efter personal. För dem var de viktigt att ha humor och kunna skratta åt sig själv, vilket avspeglades i formuleringen. De anser att alla ska känna sig fria och kunna prata med chefen om vad som helst. Det kanske är målet för de flesta, men inte alla når fram dit på samma sätt.

Helt klart så är det viktigt att HR ansvarig är progressiv. Dagens arbetsplats har inte alls samma krav och förväntningar som för ett tiotal år sedan. Idag läggs till exempel ganska mycket vikt på din personlighet. Hur du passar in i gruppen och vad du kan bidra med. Din utbildning eller erfarenhet är inte alltid lika viktig, även om den också spelar en roll. Det är vanligt med diskussioner och de vill att alla ska kunna höras.

Minska stressen på jobbet

Human resources eller personalfrågor är stommen i ett företag. Om kommunikationen mellan ledning och personal fungerar har du kommit långt. Det samma gäller för hur arbetet tillrättaläggs. Scheman och skift ska passa ihop, så att ingen får bära en större börda än andra. Lönerna måste vara korrekta och betalas ut i tid. Speciellt viktigt att kontrollera dem noga när det är fråga om avvikelser typ sjukskrivning.

Samtidigt så måste en personalchef hela tiden ligga steget före med rekrytering. Det kan ta sin tid och är också en stor sak. Om du har rätt person på plats så fungerar allt så mycket bättre. Men om du lyckas anställa någon som är mindre lämpad till posten kan det bli nog så jobbigt och stressigt för alla involverade. Detta är en av anledningarna till att rekryteraren ser extra noga på karaktärsdrag och förmågan att samarbeta.

Det är inte alls ovanligt att en som ansöker om ett jobb får gå igenom ett psykologiskt test. Företaget vill se vilken sorts personlighet du har så de vet vem du kan passa bra ihop med. De testar också ofta förmågan att handskas med problemställningar, och hur pass duktig du är på att uttrycka dig. Målet är inte att få en supergrupp på jobbet, men att kunna sätta ihop ett team som kompletterar varandra. Allt detta leder till större produktivitet och mindre stress.

Hur du hanterar din personal

En personalansvarig måste se till att allt fungerar rent praktiskt. Att alla känner till hur personalsystemet fungerar och använder det korrekt. Men ofta så innebär jobbet också att du måste motivera de anställda. Få dem att jobba jämnt och effektivt, vilket inte alltid är så lätt. En öppen kommunikation kan vara till hjälp, men då måste alla känna att de verkligen blir hörda. Det ska inte vara några konsekvenser om du råkar ha en motstridig uppfattning.

Erkännande är en annan stor sak som fungerar bra. En del företag satsar på gamification som är ett system där du hela tiden får feedback. Andra ger sina anställda en bonus vid olika tillfällen. Ibland kan det räcka med ett tack. Med lagom motivation och ett system som fungerar bra kommer alla att känna sig mer avslappnade.